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직장에서 말 잘하는 법｜사무적인 대화를 더 효과적으로 만드는 커뮤니케이션 전략
업무 지시, 왜 이렇게 어렵게 느껴질까?
직장에서 업무 이야기를 할 때, 특히 부하직원이나 동료에게 지시를 내려야 할 상황이 생기면 누구나 한 번쯤은 고민하게 됩니다.
“이걸 어떻게 말해야 지시처럼 느껴지지 않을까?”,
“내가 너무 장황하게 말하는 건 아닐까?”,
“상대방이 지루해하거나 짜증 나지는 않을까?”
이런 고민은 대부분 '말하는 방식'에서 비롯됩니다. 특히 사무적인 대화는 일반 대화와는 전혀 다른 전략이 필요합니다.
같은 말을 반복하면, 상대는 지시가 아닌 잔소리로 느낀다
업무적인 대화를 나눌 땐, 가장 중요한 원칙이 있습니다.
바로 “짧고 간결하게, 핵심만 전달하는 것”입니다.
대부분의 직장인은 한 번쯤 이런 경험이 있을 겁니다.
이미 알고 있는 내용을 장황하게 반복해서 듣게 될 때, 괜히 기분이 상하거나 무시당한 느낌이 들곤 하죠.
특히나 '시켜서 하는 일'처럼 느껴질 경우, 동기부여는 금세 바닥나고 맙니다.
사무적인 대화, 이렇게 하면 명확하고 기분 좋게 통한다
업무 지시는 결국 정보를 정확히 전달하고, 실행을 유도하는 일입니다. 다음과 같은 기준을 기억해 보세요:
- 핵심만 짚어서 말한다
→ “이번 주 금요일까지 보고서 작성해주세요.”
(× “이전에 했던 것처럼, 이번에도 다시 한 번 보고서를 써야 하는데 말이야…”) - 상대가 모를 때만 자세히 설명한다
→ “포맷은 지난 분기 양식 그대로 사용해 주세요.”
→ “만약 처음이라면 예시 파일을 같이 드릴게요.” - 지시 전에 맥락을 짧게 공유한다
→ “클라이언트 요청사항이 이번 주 안에 필요해서요, 가능하신가요?” - 반복은 피하고 신뢰를 기반으로 말한다
→ “예전에 잘 해주셔서 이번에도 부탁드립니다.”
→ (× “저번처럼 실수하시면 안 됩니다, 알겠죠?”)
사무적인 말도 결국은 ‘사람’에게 하는 말이다
업무상 대화라 해도, 말하는 상대는 감정을 가진 ‘사람’입니다. 그래서 아무리 짧고 간결하게 말하더라도, 말투나 태도 속에 존중과 배려가 녹아 있어야 합니다.
간단한 한마디도 이렇게 바꿔보세요:
- “이거 좀 해주세요.” → “이 부분은 OOO님이 제일 잘 아실 것 같아 부탁드려요.”
- “언제까지 해줄 수 있죠?” → “일정 괜찮으시면 금요일까지 부탁드릴 수 있을까요?”
업무는 지시로 돌아가지만, 조직은 신뢰로 굴러간다는 말이 있습니다. 지시와 설명 사이의 균형을 잡는 법이 바로 조직 내 커뮤니케이션의 핵심입니다.
결론: 사무적인 대화, 잘하는 사람이 일도 잘한다
사무적인 대화를 잘하는 사람은 다음을 실천합니다.
✔ 핵심만 명확하게 전달한다
✔ 아는 내용을 반복하지 않는다
✔ 상대의 입장에서 말하는 태도를 잊지 않는다
✔ 필요한 설명은 상황에 따라 보완한다
✔ 존중 있는 말투로 실행을 유도한다
이 다섯 가지만 기억하면, 직장 내 커뮤니케이션이 훨씬 더 부드럽고 효율적으로 흘러갑니다.
